聚水潭ERP怎么处理售后退款单 退换货操作流程介绍

如果您在聚水潭ERP中收到买家发起的售后退款申请，但系统未自动同步或订单状态异常，可能是由于售后单未正确归类、平台授权未生效或退款节点未触发所致。以下是处理售后退款单的具体操作路径与校验要点：

一、定位并查看售后退款单

售后退款单统一归集在「订单」模块下的「售后（退货退款）」二级菜单中，该入口为所有平台（淘宝、京东、抖音、拼多多等）退款/退货请求的唯一汇聚点，确保不遗漏任何渠道申请。

1、登录聚水潭ERP后台，点击顶部导航栏的订单；

2、在下拉菜单中选择售后(退货退款)；

3、使用筛选条件（如买家昵称、订单号、申请时间、平台类型）快速定位目标售后单；

4、确认该单状态为“待处理”或“已申请”，非“已关闭”或“已取消”。

二、确认退款前提条件

聚水潭仅对满足平台规则且系统可识别的退款场景执行同步操作，需人工核验三项关键状态：原始订单是否已发货、退款类型是否为“仅退款”或“退货退款”、平台接口是否处于有效授权期内。

1、点击售后单右侧的“详情”，查看关联原始订单编号及物流单号；

2、核对原始订单的发货状态——若显示“未发货”，可直接审核通过；

3、检查店铺授权状态：进入「设置」→「店铺设置」，找到对应平台店铺，确认其授权有效期未过期且接口调用正常；

4、若原始订单已发货且买家选择“退货退款”，须等待仓库端完成【确认收到货物】操作后，退款流程才可推进。

三、执行退款审核与同步

审核动作将触发聚水潭向对接电商平台回传退款指令，该操作不可逆，必须确保买家诉求与系统记录一致，避免平台侧驳回或资金异常。

1、在售后单列表勾选目标单据，点击上方工具栏的“审核通过”按钮；

2、弹窗中核对退款金额、退款原因、实际应退运费（如有），确认无误后点击“确定”；

3、系统提示“审核成功”后，立即前往对应电商平台卖家后台，验证退款状态是否更新为“退款中”或“已退款”；

4、若平台未同步，返回聚水潭「售后(退货退款)」页面，点击该单右侧的“重推”，手动触发接口重发。

四、处理无信息件退款单

当仓库收到无法匹配订单的退回包裹时，需创建独立售后单以启动财务核销与库存回库流程，此类单据不关联原始订单，须人工补全关键字段方可进入退款队列。

1、在「售后(退货退款)」页面右上角，点击“创建无信息件售后单”；

2、录入退回快递单号、选择退货仓库（如“主仓”或“次品仓”）；

3、在商品列表中手动添加退回商品SKU、数量，并勾选“创建并确认收货”；

4、提交后，该单状态变为“已收货”，此时可点击“审核通过”发起退款，系统将按商品成本价生成财务退款凭证。

五、补发场景下的退款隔离操作

客户申请换货但尚未寄回旧货时，若需先行补发，必须将原售后单类型更改为“普通退货”并清除换货商品项，否则系统会锁定退款通道，导致补发单无法生成或资金重复支出。

1、在售后单列表中找到客户申请的“换货”类型售后单；

2、点击操作栏的“编辑”，将售后分类由“换货”修改为“普通退货”，保存；

3、删除原单中所有换货商品行，仅保留退货商品信息；

4、点击“确认收货”（模拟旧货已收回），再执行补发单创建流程；

5、补发完成后，原售后单仍可正常走退款审核，实现“先补后退”资金闭环。

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